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Digitale Lösungen Spectrum

Rechnungen im PDF Dateiformat sind heutzutage Standard, doch nur wenige schöpfen 
dessen volles Potential aus. Wir bieten Ihnen hierzu in Zusammenarbeit mit der Firma
Spectrum individuelle Lösungen an, um die Vorteile der Digitalisierung optimal zu nutzen
und Ihre Buchführung zu vereinfachen.

ePendelordner

Digitale Belegübermittlung



mit Ihrem Steuerberater

Spectrum RMS

Intelligente Belegverarbeitung



und Offene Posten Verwaltung

Spectrum Webtresor

Sichere Cloudlösung



für Ihre sensiblen Dateien

ePendelordner

Der Pendelordner war lange Zeit der Berührungspunkt zwischen Mandant und Steuerberater. Pünktlich zum Monatsende wurde dieser dem Steuerberater zur Verfügung gestellt, damit der Berater die Belege verarbeiten konnte. Dieser Weg ist fortan nicht mehr nötig. Mit der modernen und raffinierten Technik des ePendelordners können Belege leicht zwischen Berater und Mandant, sicher und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend, übermittelt werden. So wird die Zusammenarbeit erheblich effektiver und auf dem Sektor des Rechnungswesens optimiert. Dabei ist das Programm sehr leicht zu verstehen und angenehm zu bedienen. So einfach wie z.B. das Hochladen von Fotos im Internet, funktioniert also auch der ePendelordner. Hierzu wird keine Software Installation benötigt, sondern lediglich Ihr bevorzugter Internet Browser. Gleichzeitig hilft Ihnen der ePendelordner dabei, die gesetzlichen Vorgaben, z.Bsp. der GoBD, einzuhalten. Alle Belege werden mindestens 10+1 Jahre archiviert und können der Finanzverwaltung auf Anforderung zur Verfügung gestellt werden. So kann der Steuerberater durchgängig digital arbeiten. Machen Sie sich selbst ein Bild dieser einfachen und praktikablen Lösung!

Ihre Vorteile Dank des ePendelordners

  • Individuelle Einrichtung und Bearbeitung ihrer Buchhaltung
  • Sofortige, „Just-in-Time“, Belegsicherung
  • Automatische Erfassung von elektronischen Rechnungen
  • Garantie der „Unverlierbarkeit“ von Geschäftsvorfällen
  • GoBD – konforme Belegarchivierung

Generelle Funktionsweise

Zunächst werden Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bar Belege und sonstige Papierbelege vom Mandanten gescannt und auf dem PC abgelegt. Elektronische Rechnungen können automatisch von der Software empfangen und erfasst werden, was das Scannen in vielen Fällen irrelevant macht. Alle Belege werden nun per „Drag-and-Drop“ dem richtigen Verzeichnis im ePendelordner zugeordnet. Folgende Verzeichnisstruktur hat sich bei unseren Mandanten bewährt: „Rechnungs-Eingang“, „Rechnungs-Ausgang“, „Bar-Belege“. „Bankauszüge“ und „Sonstiges“. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie selbstverständlich gerne.

Belege übermitteln – So einfach wie nie

Mindestens einmal in der Woche – dies ist auf Grund der GoBD Vorgaben nötig – loggt sich der Mandant über das ePendelordner-Portal (www.ePendelordner.de) mit seinen Zugangsdaten ein. Hierbei existiert die Möglichkeit den Log-in mit einem Hochsicherheitstoken zusätzlich zu schützen. Der Mandant lädt die Dokumente mittels Drag & Drop hoch. Sobald alles seine Richtigkeit hat, muss der Mandant lediglich noch auf den Befehl “Dokumente übergeben” klicken, danach sind alle Belege im Archiv unabänderbar festgehalten und werden für 10+1 Jahre archiviert. Auf der anderen Seite stehen die übermittelten Dokumente nun dem Steuerberater zur Verfügung, welcher diese zur Verbuchung in sein Rechnungswesen-System herunterladen kann.

Archivierung und Erfüllung der GoBD Bestimmungen

Einmal im ePendelordner gespeichert, sind die Dokumente nun revisionssicher abgelegt. Die Archivierung der Belege erfüllt so die Anforderungen der Betriebsprüfung an eine ordnungsgemäße Belegablage voll und ganz. Zusätzlich ist es dem Mandanten möglich über die Volltextsuche abgespeicherte Belege unkompliziert und schnell auffinden zu können.


Sicher.

Ihre sensiblen Daten sind zu jeder Zeit vollständig geschützt. Optional können Sie den Zugang zu Ihrem Konto mit einem Hochsicherheitstoken zusätzlich verschlüsseln.


GoBD konform.

Der ePendelordner erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Belegablage (GoBD). Die revisionssichere Archivierung für 10+1 Jahre ist gewährleistet.


Flexibel.

Laden Sie Ihre Belege und Rechnungen von verschiedenen Endgeräten von überall und zu jeder Zeit in den ePendelordner hoch und erleben Sie so eine völlig neue Flexibilität.

Spectrum Rechnungs-Management-System

Mit Hilfe von SPECTRUM-RMS verwalten Sie ihr gesamtes Belegwesen. Erstellen aus den elektronisch erfassten Belegen ihre Zahlungssätze, überwachen und steuern ihre offenen Posten und wickeln den Zahlungsverkehr ab. Die Belege stehen uns nach der Erfassung zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Die Original(-papier-)belege bleiben bei Ihnen. Eine Übergabe des „Pendelordners“ ist nicht mehr nötig. Wir greifen elektronisch auf die Belege zu und verarbeiten diese in unserem Kanzlei-System weiter, wenn gewünscht auch wöchentlich.

Ihre Vorteile Dank Spectrum RMS

  • Individuelle Einrichtung und Verarbeitung ihrer Belege
  • Digitale Belegerfassung
  • Übernahme von Ausgangsdaten ihres Warenwirtschaftssystems
  • Automatische Erfassung von elektronischen Rechnungen
  • Abwicklung aller Zahlungen über RMS
  • On demand Cash-Flow Anzeige

Sichere Übermittlung Ihrer Belege

Spectrum RMS bietet Ihnen drei Möglichkeiten zur Erfassung Ihrer Rechnungen. So werden Papier Belege manuell eingescannt oder einfach per App erfasst. Elektronische Rechnungen,im „ZugFeRD-Standard“, können sogar automatisch an das Programm gesendet und erfasst werden. Durch das OCR-Texterkennungsprogramm von SPECTRUM-RMS werden die erfassten Rechnungen daraufhin aufbereitet und in einem Überweisungsträger zur Kontrolle und Ergänzung angezeigt. Sie sparen sich damit später den Aufwand der neuerlichen Datenerfassung, speziell für das eBanking.

Automatisierte Offene-Posten-Liste und Zahlungsverkehr

Die erfassten Rechnungen sind in einer stets aktuellen Offenen-Posten-Liste aufgeführt. Auf dieser Datenbasis erstellt Spectrum RMS eine Zahlungs-Vorschlagsliste der fälligen Posten. Nach Auswahl der zu zahlenden Rechnungen, können Sie mit Hilfe des integrierten eBanking-Modul die Überweisungen direkt veranlassen. Selbstverständlich werden hinterlegte Skontivereinbarungen berücksichtigt. Zusätzlich wird Ihre Offene-Posten-Liste täglich automatisch mit den eingespielten Bankbewegungen abgeglichen, sodass diese immer up-to-date bleibt. Mit einem Knopfdruck wird der aktuelle Cash-Flow angezeigt.

Sonstige Funktionen

Sie verfügen mit Spectrum RMS über ein integriertes Programm für das Mahnwesen, welches ein zeitnahes Forderungsmanagement ermöglicht. Künftige Überweisungen oder Lastschrifteinzüge funktionieren schnell und reibungslos, Zahlendreher in der Kontoverbindung sind nach korrekter Ersterfassung ausgeschlossen. Darüberhinaus bietet Ihnen Spectrum RMS ein integriertes und kostenfreies Faktura-System an. E-Rechnungen können im ZUGFeRD Standard erstellt und per Email versendet werden. Somit entfällt jeglicher Scan- und Erfassungsaufwand für Ausgangsrechnungnen.
Die Zusammenarbeit mit Ihren Steuerberater wird wesentlich effektiver, das Aufteilen von Sammlern, Papier Rechnungen, sowie die manuelle Erfassung von Kontoauszügen gehören mit SPECTRUM-RMS der Vergangenheit an.


Sicher.

Ihre sensiblen Daten sind zu jeder Zeit vollständig geschützt. Optional können Sie den Zugang zu Ihrem Konto mit einem Hochsicherheitstoken zusätzlich verschlüsseln.


Innovativ.

Profitieren Sie von der neuesten Technik. Mit Spectrum RMS gehört zeitaufwändige Buchführungsvorbereitung und manuelle Rechnungsverwaltung der Vergangenheit an.


Aktuell.

Durch Spectrum- RMS haben Sie Ihre Offenen-Posten stets in Echtzeit im Blick. Doppeleingaben werden durch das integrierte eBanking-Modul vermieden.

Spectrum Webtresor

Der Webtresor ist eine moderne Cloud Anwendung. Es handelt sich um eine sichere Dateiablage im Internet, welche Ihnen als Datendrehscheibe zur Verfügung steht. Insbesondere sensible Daten, wie z.B. Lohnabrechnungen oder Auswertungen können unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards von Ihnen, zu jederzeit und von überall aus, abgerufen werden.

Ihre Vorteile Dank Spectrum Webtresor

  • Sichere Datendrehscheibe für sensible Daten
  • Automatische Verschlüsselung Ihrer Dateien
  • Einfache Bedienung durch modernste Drag & Drop Technik

Generelle Funktionsweise

Der Spectrum Webtresor ermöglicht es uns sensible Dateien mit den Mandanten ohne Probleme und Sicherheitsrisiken auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten. Die Software zeigt fortlaufend an, ob ein Dokument zur Zeit in Bearbeitung ist und von wem es bearbeitet wird. Nutzer können Dateien zusätzlich auch sperren, also unbeschreibbar machen. Sie können also Daten austauschen, die unter normalen Umständen zu groß für E-Mails sind oder von Virenscannern aus Ihrem Postfach gefiltert würden

Höchste Sicherheitsstandards

Um höchsten Sicherheitsanforderungen zu entsprechen sind sowohl der Zugriff auf den Webtresor als auch die die Dateiablage verschlüsselt. Zusätzlich zu der normalen Passwort Authentifizierung kann die Anmeldung mittels eines zufällig generierten Einmalpassworts, abgesichert werden.
Durch moderne Drag & Drop Technologie ermöglicht der Webtresor außerdem das Hoch- & Herunterladen mehrerer Dateien zur gleichen Zeit. So sind Sie im Gegensatz zum gewöhnlichen Versenden von sensiblen Dokumenten per Email, nicht nur sicherer, sondern auch schneller unterwegs.


Sicher.

Ihre Sicherheit hat Priorität. Sowohl Zugriff auf den Webtresor als auch die Datenablage sind verschlüsselt. Zusätzliche Sicherheit bietet ein Sicherheitstoken.


Schnell.

Laden Sie Dank modernster Drag & Drop Technologie ganz bequem mehrere Dateien gleichzeitig hoch oder runter und sparen Sie so wichtige Zeit.


Transparent.

Arbeiten Sie ganz einfach mit mehreren Personen zusammen. Der Webtresor zeigt an an ob ein Dokument in Bearbeitung ist bzw. wer es zuletzt bearbeitet hat.

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