ePendelordner

Der ePendelordner ist eine moderne Cloud-Anwendung, um die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberatern auf dem Sektor des Rechnungswesens zu optimieren. So einfach wie z.B. das Hochladen von Fotos im Internet funktioniert auch der ePendelordner. Der ePendelordner benötigt keine Software-Installation, er funktioniert einfach in jedem modernen Internet-Browser. Einfache Handhabung ist das höchste Gebot bei diesem Produkt.

Der ePendelordner hilft die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten (z.B. GoBD), archiviert alle Belege mindestens 10+1 Jahre, erleichtert dem Mandanten die Vorbereitungsarbeiten für die Buchhaltung und der Steuerberater kann durchgängig digital arbeiten.

  1. Wie funktioniert der ePendelordner?

    Je nach Funktionsumfang des Scanners scannt der Mandant laufend schnell seine Eingangsrechnungen, seine Bar-Belege und ggfs. sonstigen Dokumente in entsprechende Unterverzeichnisse auf seinem PC oder Netzwerk. Die selbst erstellten Rechnungen legt man direkt dort als PDF ab oder scannt auch diese. Folgende Unterverzeichnisse sollte der Mandant anlegen: „Rechnungs-Eingang“, „Rechnungs-Ausgang“, „Bar-Belege“ und „Sonstiges“. Die erhaltenen eRechnungen legt man ebenfalls in das Unterverzeichnis für Rechnungs-Eingang oder kann diese direkt von seinen Kreditoren an ein vom Steuerberater eingerichtetes spezielles eRechnungs-Mail-Postfach im ePendelordner schicken lassen (siehe Beschreibung weiter unten).

    Mindestens einmal wöchentlich (um die Vorgabe der GoBD einzuhalten) wählt der Mandant dann das ePendelordner-Portal an (www.ePendelordner.de) und meldet sich dort mit seinen Zugangsdaten – oder wenn der Zugriff besser geschützt sein soll, mit einem Hochsicherheits-Token an. Im Portal ruft er die Bestückungsseite auf, klickt auf den Aktionsschalter und markiert in seinen lokalen Unterverzeichnissen jeweils die Belege die er heraufladen möchte. In einer Liste kann man diese Belege noch einmal im Portal auf Vollständigkeit prüfen. Man kann sich hier die Belege auch ansehen und ggfs. Dubletten usw. löschen. Ist alles OK, drückt der Mandant die Taste „Dokumente übergeben“ – die Belege sind dann im Archiv unveränderbar festgeschrieben und sind für 10+1 Jahr archiviert. Jeder Beleg erhält bei der Festschreibung eine eindeutige Paginiernummer. Nach der Prüfung und Festschreibung kann der Mandant seine lokalen Verzeichnisse leeren, damit diese für die nächsten Beleg-Scans zur Verfügung stehen. Der Steuerberater lädt sich die neuen Dokumente zur Verbuchung in sein Rechnungswesen-System nach Mandant und Zeitraum eingrenzbar herunter.

    Die Belege werden im ePendelordner 10+1 Jahre archiviert (Verlängerung möglich) und die Belege sind jederzeit nach gewissen Suchkriterien im ePendelordner aufrufbar. Die Anforderungen der Betriebsprüfung werden somit voll erfüllt. Über die Paginiernummer ist jederzeit auch die Anforderung der progressiven und retrograden Prüfbarkeit nach GoBD erfüllt.

  2. Minimaler Verwaltungsaufwand

    Immer mehr Rechnungen werden per Email versendet. Ein Trend, welcher vom ePendelorder aufgegriffen und dem Mandanten zu Nutze gemacht wird. Mit einem minimalen Aufwand ist es Ihnen möglich, Belege hochzuladen und sich so die manuelle Abgabe und somit wichtige Zeit zu sparen.

  3. Hinweise zur Revisionssicherheit

    Nach der Definition des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) gilt ein digitales Archivierungssystem dann als revisionssicher, wenn der Anwender elektronische Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei, reproduzierbar und daten-bankgestützt recherchierbar verwalten kann. Die gesetzlichen Vorgaben sind hier u.a. die Anforderungen des Handelsgesetzbuches §§ 239, 257 HGB, die Abgabenordnung §§ 146, 147 AO, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weitere steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben. Da es sich bei diesem ePendelordner um eine reine RZ- bzw. Private-Cloud-basierte Lösung handelt, in die der Anwender selbst nicht eingreifen kann, ist dies unter obigen Bedingungen eine revisionssichere Archivierung.

  4. Wer ist für die Technik verantwortlich?

    Als Datendrehscheibe fungiert hierbei das Spectrum-Rechenzentrum in Düsseldorf. Die Firma Spectrum Computer Systemhaus GMBH, Hilden ist als unser Kooperationspartner für die technische Umsetzung verantwortlich. Die Spectrum GmbH betreut das Rechenzentrum und bietet den technischen Support für das SPECTRUM-RMS .

Überzeugen Sie sich von den Vorteilen der digitalen Belegerfassung.
Gerne beraten wir Sie und stehen für weitere Fragen rund um die digitale Belegerfassung mit SPECTRUM-RMS  zur Verfügung.